Stellenangebot Privatsekretär

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Wir brauchen Sie als selbstständiger Freiberufler/Dienstleister!

Für ab sofort in der Münchner Altstadt (Maximilianstr.) suchen wir einen

Freelancer(m/w/d) als Teamassistenz für Support Sekretariat, Operations / Büroorganisation



• gerne mit Kanzleierfahrung (nicht zwingend notwendig), gute Englischkenntnisse sind wünschenswert
• geplant sind vorerst 3 Monate mit 30 – 40 Wochenstunden, mit der Möglichkeit um weitere 3 Monate (ggf. auch mehr) zu verlängern
• langfristig soll ein guter Teamplayer und Springer aufgebaut werden, der/ die auch über das Projekt hinaus für Unterstützung im Urlaubs- und Krankheitsfall zur Verfügung steht

Eine Tätigkeitsbeschreibung mit einer groben Auflistung anfallender Aufgaben, die ggf. nicht in vollem Umfang anfallen werden, finden Sie wie folgt:

Aufgabenprofil Sekretariatsunterstützung

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben
• Dokumentenmanagement (elektronische Ablage)
• Entwurf, Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten
• Kalendermanagement
• Reisebuchungen
• Buchung von Konferenzräumen, Visitor Offices, etc. über das interne Buchungssystem
• ‚Print & Mail‘: Drucken (u.a. von Datenräumen), scannen, kopieren, binden
• Unterstützung bei der Erstellung von Mandantenrechnungen
• Reisekostenabrechnung
• Unterstützung der Einhaltung interner Prozesse (AML, DAC6)

Bei Bedarf: Unterstützung im Operations & Guest Services Team:

• Empfang und Begrüßung von Mandanten und Besuchern
• Buchung und Verwaltung von Besprechungsräumen sowie Besucherbüros mit Hilfe des Event Management Systems
• Organisation von Mandantenmeetings und internen Firmenveranstaltungen; Organisation von Catering und der erforderlichen Technik; Betreuung während des Meetings; Anleitung und Unterstützung der Servicekraft im Konferenzbereich
• Annahme und Weiterleitung von Kuriersendungen, Lieferungen, Catering sowie Koordination ausgehender Kuriersendungen
• Ausführung allgemeiner administrativer Tätigkeiten, u.a.
• Kontrolle und Eingabe von Rechnungen
• Erledigung von umfangreichen Kopier- und Bindeaufträgen
• Postbearbeitung

Wenn Ihnen dieses ausgeschriebene 3 bis 6-monatige Freelancer-Projekt mit Perspektive, langfristig als Freiberufler als Urlaubs- und Krankheitsvertretung weiter tätig zu sein (weil Sie ja dann gut eingearbeitet sind!), zusagt, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!



Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) mit Angabe Ihrer Verfügbarkeit richten Sie bitte per E-Mail an: jobs@Abendsekretariat.de.



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